Kamis, 03 Desember 2020

Efektif dan Efisien dengan Dokumen Digital

Senin, 18 Februari 2019

Berbagai hal begitu mudah dan cepat dilakukan di era digital. Saat ini, sudah banyak yang membaca e-paper, e-magz, maupun e-books melalui perangkat smartphone atau tablet-nya. Format beralih dari wujud fisik konvensional berupa kertas ke bentuk digital yang dapat dibaca kapan pun dan di mana pun. Begitu juga dengan perusahaan dan instansi yang mulai mengurangi dokumen kertas. Selain lebih cepat, praktis dan aman, dokumen digital tidak membutuhkan tempat atau area khusus untuk penyimpanannya, sehingga efisien dalam penggunaan ruang.

Memahami hal tersebut, PT Datascrip memberikan solusi menyeluruh akan kebutuhan digitalisasi dokumen. Bukan hanya tumpukan dokumen berupa file kertas, digitalisasi ini bisa berupa dokumen yang perlu perlakuan khusus dalam memindai, seperti buku yang berukuran tebal atau negative foto (klise). Selain perangkat input, solusi ini juga menyediakan software pengelolaan dokumen.

Di suatu perusahaan atau instansi,banyaknya jumlah dokumen menjadi masalah serius. Meskipun sudah tidak terpakai, keberadaannya kadang dibutuhkan kembali pada suatu saat untuk itu harus tetap disimpan. Semakin banyak dokumen yang disimpan, semakin besar ruang penyimpanan yang dibutuhkan.

Perusahaan yang memiliki produktivitas tinggi, seperti perbankan, asuransi, atau departemen yang kesehariannya berhubungan dengan dokumen yang jumlahnya sangat banyak membutuhkan pemindai dokumen yang memiliki kecapatan tinggi, yaitu Canon DRM260. Jumlah dokumen hingga ribuan lembar per harinya tidak menjadi masalah. Canon DR-M260 dibekali dengan DR Processor sehingga proses pemindaian berlangsung cepat. pemindai dokumen ini mampu memindai hingga 120 halaman per menit (60 dokumen dua sisi).

Dengan tampilan antarmuka panel LCD yang mudah digunakan dan daya tampung feeder hingga 80 lembar, Canon DR-M260 dapat memindai berbagai jenis dan ukuran dokumen, seperti paspor, BPKB, kartu nama, hingga kartu dengan material plastik.

Bagi perpustakaan, kolektor buku, sekolah, universitas hingga perusahaan yang memiliki kebutuhan pemindai berupa dokumen yang berbentuk tebal, Datascrip menyediakan Czur ET16 Plus. Proses digitaliasi buku yang dilakukan dengan cara memindai sering terkendala karena bentuknya yang tebal, serta kerepotan untuk membalik-balikkan buku. Tidak hanya buku, kadang perusahaan memiliki dokumen yang sudah dijilid sehingga menyulitkan ketika harus dipindai. pemindaian jika tidak dilakukan secara hati-hati dapat menjadi rusak.

CZur ET16 Plus

Pengguna cukup meletakkan objek yang akan dipindai berupa buku atau dokumen yang dijilid di bawah kamera pemindai. Dengan kapasitas luas pimindaian hingga A3, Czur ET16 Plus dapat memindai dua halaman buku berukuran A4 sekaligus. Selanjutnya perangkat ini akan memindai secara otomatis dan mengirimkan hasilnya ke komputer yang sudah terhubung, berupa file JPG, PDF, Searchable PDF, Word, Excel, atau TIFF.

Koleksi foto di masa lampau memiliki nilai yang sangat berharga. Fisik foto-foto tersebut yang berupa lembaran kertas foto atau pun masih dalam wujud klise sangat rentan rusak atau hilang. CanoScan 9000F Mark II, scanner tipe flatbed ini dapat memindai klise dalam format medium 35mm, sangat tepat bagi kalangan profesional industri kreatif dan fotografi. Tidak seperti scanner biasa, CanoScan 9000F Mark II yang dibekali dengan sensor Charged Coupled Device (CCD) yang sanggup memindai dokumen reflektif standar hingga resolusi 4.800x4.800 dpi, serta dokumen transparan seperti klise hingga resolusi yang sangat detil 9.600x9.600 dpi. Kedalaman warna yang dimiliki hingga 48-bit memastikan tampilan warna yang dihasilkan kaya dan sangat akurat, serta jaminan kualitas gambar untuk pembesaran dan pencetakan resolusi tinggi.

Dokumen digital membutuhkan software khusus agar dapat dikelola dengan efektif dan efisien. Data Viewer Total Document Management (DvTDM) merupakan software manajemen dokumen yang fiturnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Pengelolaan dokumen dapat dilakukan dengan mudah, mulai proses input, akses dokumen, duplikasi, distribusi, indexing, pemeliharaan, hingga manajemen penyimpanan. Dengan software ini, pengguna dapat meyimpan dan melihat lebih dari 200 tipe file.

CanoScan 9000F Mark IISoftware Data Viewer Total Document Management (DvTDM)

“Penggunaan dokumen digital sangat membantu proses kerja lebih efektif dan efisien. Karyawan tidak perlu menghabiskan waktunya untuk mencari dokumen. Ruang kerja juga lebih lega dan nyaman dengan tidak adanya tumpukan dokumen. File dokumen digital relatif lebih aman dari resiko kehilangan atau kerusakan dibandingkan dengan dokumen kertas yang mudah hilang, terselip, hingga rusak atau sobek,” ujar Liana Setiawan – Direktur Penjualan PT Datascrip.

Beberapa karyawan perusahaan dan instansi mulai melakukan aktivitasnya kembali bekerja di kantor dengan menerapkan protokol kesehatan. Penerapan 3M (menjaga jarak, memakai masker dan mencuci tangan dengan air mengalir dan sabun) menjadi hal yang m...
Tampak pada gambar (kiri-kanan): Romo Royke Djakarya – Pembina Yayasan Bina Teknik Strada berfoto bersama Joe Kamdani – Mentor pt. Datascrip dan Lucy Kamdani us...
Menurut penelitian World Health Organization (WHO), 80% penyebaran virus Covid-19 menyebar melalui sentuhan fisik. Oleh karena itu, WHO menyarankan kepada setiap orang untuk selalu rajin cuci tangan menggunakan sabun, hand sanitizer ...